Zgłaszanie projektów do realizacji odbywa się poprzez Fiszki Projektowe z inicjatyw jej wypełnienia może wystąpić każdy mieszkaniec Kielc przez cały okres realizacji Strategii. Osobą odpowiedzialną za proces gromadzenia i przekazywania do merytorycznych Wydziałów, biur lub jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Kielce otrzymanych Fiszek Projektowych będzie Koordynator ds. Realizacji Strategii. Przekazane propozycje projektowe będą podlegały ocenie w komórkach merytorycznych, do których zostały przekazane przez Koordynatora. Wyniki oceny poszczególnych projektów będą podstawą do podjęcia przez Kolegium Prezydenckie decyzji o przekazaniu ich do realizacji lub nie.

W przypadku przeznaczenia projektu do realizacji, Kolegium Prezydenckie podejmuje decyzje o tym, kiedy projekt zostanie wdrożony. Główne ograniczenia czasowe spowalniające proces stanowią kwestie finansowania projektów. Z tego względu projekty posiadające finansowanie zewnętrzne (inne niż budżet miasta) będą mogły być wdrażane szybciej i sprawniej. Nie będą również podlegały procesowi priorytetyzacji, który zakłada realizację projektów z budżetu miasta w ramowej kolejności.

Ze względu na sposób przeprowadzania procedury finansowania projektów można wyszczególnić 3 przypadki:

• projekty finansowane w pełni ze źródeł zewnętrznych – mogą one zostać przeznaczone do realizacji niezwłocznie po przeprowadzeniu dogłębnej analizy zysków i strat ponoszonych w przyszłości związanych z ich realizacją;
• projekty finansowane ze źródeł zewnętrznych i z budżetu miasta – są one traktowane priorytetowo, co nie zmienia faktu, że są objęte procedurą uchwalania finalnej listy projektów;
• projekty finansowane w pełni z budżetu miasta – podlegają one pełnemu procesowi uchwalania finalnej listy, a także procesowi priorytetyzacji (ich wdrożenie może być odłożone w czasie na kolejne lata).